God onboarding sikrer langvarig ansættelse

Op mod 25 procent af alle nyansatte forlader deres job igen, inden det første år er gået.

Det sker for en femtedels vedkommende inden for de første 45 dage, mens 4 procent slet ikke vender tilbage til jobbet efter deres første dag.

Tallene er godt nok amerikanske, men de taler deres eget tydelige sprog: Oplever medarbejderne ikke, at de bliver taget ordentligt imod, så tager de hurtigt videre.

Onboarding er altså en væsentlig disciplin, når man vil sikre langvarig tilknytning af medarbejdere – men desværre også en disciplin, som ofte bliver grebet utilstrækkeligt an, når forløbet måske bliver for kort, ustruktureret eller uden strategisk ophæng.

Men hvad er onboarding helt præcist, og hvad indeholder et onboardingforløb? 

"Populært sagt rummer vellykket onboarding således både dele, hvor organisationen skal vinde den nyansattes hjerne og den nyansattes hjerte."

Fra ’I begin’ til ’I belong’

Rent definitorisk er onboarding et udtryk for ”den proces, hvor nyansatte går fra at være organisatoriske outsidere til at blive engagerede og effektive insidere, der besidder den viden, de færdigheder, den indstilling og den adfærd, som udfyldelsen af en ny rolle kræver”.

Med definitionen på plads kan man tale om, at nyansatte er onboardet på en vellykket måde, når de mestrer deres opgaver, oplever rolleklarhed, føler sig integreret i arbejdsfællesskabet og kan se sig selv i organisationens mission, vision og værdier.

Onboarding handler altså om mere og andet, end hvordan man løser sine opgaver og udfylder de formelle forpligtelser i jobbet. Lige så vigtigt er det at få indsigt i de sociale koder, normer og adfærdsmønstre, man forventes at indgå i for at blive en integreret del af arbejdsfællesskabet.

Populært sagt rummer vellykket onboarding således både dele, hvor organisationen skal vinde den nyansattes hjerne og den nyansattes hjerte.

Eller sagt på en anden måde: Onboarding skal bygge bro fra de nyansattes indledende oplevelser af at træde til i organisationen, til at de nyansatte på sigt føler, at de hører til. Fra ’I begin’ til ‘I belong’.

Forskningsbaseret model

I forskningen såvel som i praksis er der gjort mange forsøg på at lave modeller for, hvad et onboardingforløb skal indeholde. Jeg vil anbefale en model, som er inspireret af den såkaldte Socialization Resources Theory. Modellen indeholder fem faser og bygger på et bredt udsnit af forskningslitteratur.

Samtidig svarer modellen indirekte på det udbredte spørgsmål: Hvor længe skal et onboardingforløb vare? Svaret afhænger naturligvis af, hvilken type job og medarbejder der er tale om. Men for komplekse og videnstunge stillinger kræver det et onboardingforløb på cirka 12 måneder.

Modellens fem faser er beskrevet nedenfor. 

"Socialiseringsfasens mål er at udvikle de sociale relationer, som gør, at den nyansatte bliver en integreret del af fællesskabet. Der kan være blandt andet være tale om sociale begivenheder som sommerfest, DHL-stafet og fredagsbar"

1) Forventningsfasen dækker perioden, fra kontrakten er underskrevet og frem til den første arbejdsdag. I fasen danner og opbygger den nyansatte forventninger til, hvordan det bliver at begynde i det nye job. Som organisation drejer det sig her om at sende relevante forberedelsesmaterialer, holde dialogen med den kommende ansatte i gang og invitere den nyansatte forbi til en tidlig og uformel velkomst.

2) Opstartsfasen gælder den første uge på jobbet. Den nyansatte begynder og får nærmere viden om jobbets indhold, møder samarbejdspartnere og lærer organisationen bedre at kende. Her kan organisationen blandt andet orientere om jobbet, introducere til nærmeste leder og kollegaer, fortælle om organisationens historie og mål, opfordre den nyansatte til selv at opsøge informationer og tildele vedkommende en ’buddy’.

3) Socialiseringsfasen og 4) læringsfasen forløber parallelt med hinanden og dækker de næste seks måneder. De har dog hvert deres fokus.

Socialiseringsfasens mål er at udvikle de sociale relationer, som gør, at den nyansatte bliver en integreret del af fællesskabet. Der kan være blandt andet være tale om sociale begivenheder som sommerfest, DHL-stafet og fredagsbar eller støtte fra kollegaer og ledere, der hjælper som mentorer, når de sociale koder skal knækkes, og adgangen til de kollegiale fællesskaber skal skabes.

Læringsfasen knytter sig mere direkte til den nyansattes jobmæssige præstationer og skal bidrage til, at personen bliver effektiv og værdiskabende for organisationen. Konkrete aktiviteter kan for eksempel være 1:1-møder med nærmeste leder, der hjælper med at opstille mål og lave en udviklingsplan, eller at den nyansatte deltager i interne kurser og læringsmoduler.

5) Stabiliserings- og evalueringsfasen er den efterfølgende tid, hvor organisationen fortsat ønsker at have føling med, hvordan den nyansatte har det og klarer sig i organisationen, og hvor organisationen samtidig samler information om den nyansattes oplevelse af det samlede onboardingforløb.

Her drejer det sig om at lave opfølgning, når det første år er gået, og evaluere på forløbet. I den forbindelse kan der passende stilles et helt centralt spørgsmål, som er inspireret af såkaldte ’stay-interviews’: Hvilke jobmæssige og organisatoriske elementer skal vi henholdsvis 1) holde fast i, 2) skrue op for, 3) skrue ned for eller 4) tilføje som nogle nye, for at du også kan se dig selv i jobbet og organisationen om et år?

På den måde bliver afrundingen på onboardingen også en bro til en videre, varig tilknytning af den enkelte medarbejder.

Min erfaring med de fem faser er, at de fungerer bedst med en portion pragmatisme. Så i stedet for at følge dem slavisk og rigidt, så giver det mere mening at tilrette modellens faser til den konkrete sammenhæng, hvor de skal bruges – og udvælge passende aktiviteter inden for hver af de dem faser.

God fornøjelse med at få dine nye medarbejdere godt ombord.