Lederens selvhjælpskit: Planlæg ugen, så der er tid til fordybelse og slack
Mange af os arbejder for meget og glædes for lidt, og det kan føles, som om jobbet suger noget af dét, som familien og vennerne skulle have haft. Men før du kaster dig ud i livsomvæltende beslutninger, så prøv at starte i det små. Relativt simple indgreb og justeringer i dit arbejdsliv, din kalender og dit mindset kan gøre en kæmpe forskel. Så hæng på lidt endnu.
Vi har nok alle siddet i flyet på vej hjem fra ferie og set personalet demonstrere den dér med iltmasken, som vi jo godt ved, vi selv skal tage på, før vi hjælper andre. Men når det gælder lederes egen trivsel og overskud, bliver det straks sværere. Og det er desværre et stort problem.
For ledere, der selv trives, skaber selvfølgelig også større trivsel og bedre præstationer i deres organisationer og teams. Måske du skal forsøge at skubbe dit protestantiske selvpineri til side og overveje, om det virkelig er sandt, at man pjækker, hvis man arbejder lidt mindre, og at man snyder, hvis man arbejder lidt smartere?
Der kunne måske nok være noget om, at de fleste af os arbejder utroligt ineffektivt, og derfor bliver suget flade for energi uden rigtig at kunne forstå hvorfor.
Hvis du kan genkende det og har lyst til at ændre på det, så kommer her lederens selvhjælpskit: Tid x talent x kreativitet.
En udførlig beskrivelse af tankerne bag det lille regnestykke er 1 af lederens 23 genveje til præstationer og trivsel, som du kan læse om i vores kommende bog, ’Godmorgen, tak og undskyld’, men her får du de væsentligste pointer.
Helt kort kan regnestykket for dit samlede udbytte af en arbejdsuge sættes op som en ligning:
Output = tid x talent
Altså: Er du meget talentfuld, når du ofte dit arbejde på kortere tid. Og er der mindre talent, må man som regel lægge flere timer i arbejdet som kompensation.
Desværre hylder vi tit dem, der arbejder mange timer, uden at kigge på deres output, hvilket fjerner incitamentet til at arbejde effektivt. Så når vi belønner tid, opfordrer vi til at arbejde meget, ikke at arbejde smartere.
Engang var det sejt at have travlt, men vi forvekslede aktivitet med produktivitet og løj for os selv om vores egen formåen i en nærmest lineær sammenhæng mellem tid og udbyttet. Vi har tidligere her argumenteret for at bryde vanens magt over arbejdslivet, og herunder kommer så det næste batteri af argumenter.
Engang var det sejt at have travlt, men vi forvekslede aktivitet med produktivitet og løj for os selv om vores egen formåen i en nærmest lineær sammenhæng mellem tid og udbyttet.
Alle har et maksimum
Under Første Verdenskrig manglede De Allierede både våben og ammunition, og man valgte derfor at øge arbejdstiden. Det havde bare ikke den ønskede effekt. I 1916 påviste studier fra Health of Munition Workers Committee i Storbritannien, at der ikke var nogen gevinst ved tvungent overarbejde i store mængder. Tværtimod.
En tilsvarende kurve er også påvist af professor Morten T. Hansen fra Berkeley University. Kurven fladede ud og toppede ved 55 timer, og derefter gik den nedad igen.
Han viste, at det koster noget at presse citronen: Efter et vist antal timer kan du ikke klemme mere ud af dig selv. Og inden for vidensarbejde begynder hældningen (output per time) at aftage allerede omkring en 25-timers arbejdsuge.
Derfor skal du mentalt gøre to ting:
1. Acceptér, at også du har en grænse og har brug for restitution for at kunne præstere igen.
2. Arbejd intelligent og kreativt:
- Prioritér efter værdi. 80-20-reglen siger, at 20 procent af opgaverne skaber 80 procent af værdien. Ryd op i møder, og skær unødvendige procedurer fra. De møder, som overlever, kan både skæres i tid og antal. Giv mulighed for at give status asynkront inden, så selve mødet handler om beslutninger og diskussioner.
- Planlæg ugen, så der er tid til fordybelse, slack og dig selv.
Styr din kalender, før den styrer dig
Hvis vi kigger på din egen kalender og ugentlige planlægning, så er der fire ting, du skal have lagt ind fast – før (men under hensyntagen til) alle andres ønsker:
- Du skal bruge cirka fem-ti timer på slack om ugen til alt dét, du ved kommer, men som du ikke ved, hvad er endnu. Slack er et genialt begreb, introduceret af Tom DeMarco i 2001. Han drog parallellen mellem vores kalender og motorveje og køsystemer, som er mest effektive, når de kun udnyttes 70 procent. De 30 procent luft kaldes slack. En vis mængde uforudsete forstyrrelser hver dag er et vilkår, så læg det bare ind på forhånd.
For de fleste er 20-25 procent slack et godt sted at starte. Det svarer til 1,5-2 timer hver dag, blokeret til alt dét, du ikke vidste, du skulle, da du tog hjemmefra. Det lyder ’dyrt’ i timer, men det tjener sig hurtigt ind.
Den ene af os (Johnny) kører i perioder turnaround-processer som interim direktør og bruger så 40-50 procent slack med kun meget få faste møder. Resultatet er hurtigere beslutninger, uden at han selv bliver flaskehals.En kalender skal ligne et landskab med både åndehuller, fokustid, slack og de rigtige (væsentlige) møder og ikke en sump af ligegyldige tidsrøvere.
- Du har også brug for fem-ti timers fokustid om ugen. Det er den tid, hvor du arbejder uforstyrret og i flow, så du kan fordybe dig og virkelig være produktiv. Det bruges til komplekse opgaver, der kræver viden og koncentration, hvor hjernen udnytter sin kapacitet maksimalt. Det kan du maksimalt gøre fire timer om dagen, og som leder burde to-tre timer om dagen kunne gøre det.
- Det er også godt med nogle oaser af ‘mig-tid’ fordelt over ugen. Som leder skal du nogle gange trække vejret for en hel organisation eller hele dit team. Det kan du kun, hvis du selv har overskud. Så lad være med at spare det væk, når du får travlt. Opgaverne er der også, når du er færdig med at træne, meditere eller gå en tur.
- Den tid på dagen, hvor du er mindst effektiv, time-box’er du til orienteringsmøder, telefonsamtaler, e-mails og så videre, så det ikke fylder for meget og stjæler din fokustid.
Jokeren i det hele er din kreativitet og vilje til at finde genveje. Overvej dette: Hvis der skete noget alvorligt i dit liv, så du kun kunne arbejde én eller to dage om ugen, ville du jo blive tvunget til at prioritere, omfordele, gentænke og finde alternative løsninger. Hvorfor så ikke gøre det nu? Er der for eksempel et cykelhold, du gerne vil træne med, må du lægge det ind fast, så det får førsteret i kalenderen. Og så sno dig udenom en gang imellem.
En kalender skal ligne et landskab med både åndehuller, fokustid, slack og de rigtige (væsentlige) møder og ikke en sump af ligegyldige tidsrøvere. Kalenderen er en nihovedet drage, og hvis ikke du styrer den, så styrer den dig.
Vi bliver alle målt på, hvor meget vi reelt leverer i vores job, og du får ikke ret meget ud af at gøre det på den besværlige måde. Ved at hjælpe dig selv til større trivsel og bedre præstationer bliver du også i stand til at hjælpe andre til det samme. Nogen skal gå forrest i at skabe en bedre måde at arbejde på, og i sidste ende gælder ligningen:
Dine resultater = tid x talent x kreativitet.
